Compte-rendu de la réunion de CA du 03/04/2024 (Avril 2024)

, par  Didier MALON

Ce mercredi 3 Avril 2024 s’est tenue la réunion de CA de notre association FreeLUG.

Début de séance (21h01)

Veuillez trouver ci-dessous le compte-rendu de la réunion du Conseil d’Administration de l’Association FreeLUG d’Avril 2024.

Participants :

  • Emmanuel Bonnard : Président
  • Didier Malon : Secrétaire
  • Nicolas Charnay : Trésorier
  • François Disdier : Community Manager
  • Sébastien Hamon : Secrétaire adjoint et responsable matériel
  • Erik Amzallag : Responsable suivi Expo/Animation/REF/COR
  • Nicolas Weeger : Trésorier adjoint

Excusé : Stéphane Paradot : Vice Président

Ordre du jour :

  1. Validation du CR de l’AG
  2. Validation du CR de la réunion de CA Extraordinaire du 28/03/2024
  3. Nomination de l’Ambassadeur, sur les conseils de Laurent
  4. Validation des expositions/animations à venir Monthléry (Coordinateur D. MALON) ainsi que Lomme et Lille (Coordinateur C. FOULON).
  5. Besoins en matériels (briques mosaïque) pour Monthléry et ZEN Evry.
  6. Point sur les Briqu’Expo (notamment BE Villiers-sur-Orge)
  7. Question de Nicolas CHARNAY : Budget des COR : ne pourrait-on pas allouer un budget à chaque COR, par exemple 50% des adhésions de la région.
  8. Question de Nicolas CHARNAY : Oubli de demander la prise en charge des péages par le COR Occitanie pour l’AG qui a permis à plus de monde de venir (pour le premier véhicule le trajet était prévu sur le budget de la Briqu’Expo).
  9. Questions diverses
  • Validation de la couture des nappes
  • Comment remonter les points à traiter en réunion de CA

Validation du CR de l’AG

Nicolas Charnay avait déjà communiqué ses remarques qui ont été intégrées au CR.

Nicolas Weeger les communique en séance.

Erik Amzallag a des corrections d’erreur à communiquer par mail au secrétaire.

Un vote Loomio sera mis en place pour valider le CR corrigé. => Action Didier (04-01)

Validation du CR de la réunion de CA Extraordinaire du 28/03/2024

Correction remontée par Nicolas Weeger prise en compte en séance. Pas d’autre remarque.

Le CR de la réunion de CA Extraordinaire portant sur la définition du bureau est approuvé.

Nomination de l’Ambassadeur, sur les conseils de Laurent :

Trois candidats ont postulé au poste d’Ambassadeur :

  • Stéphanie Prin
  • Rémy Bourré
  • Nicolas Weeger

Laurent Thévenard, notre ambassadeur sortant, recommande Stéphanie Prin. Une majorité de 6 voix contre 1 se prononce en faveur de la recommandation de Laurent.

Le CA désigne donc Stéphanie pour prendre en charge le rôle d’ambassadrice FreeLUG auprès de la société LEGO. => Action Manu (04-02)

Les outils doivent être mis à jour à l’issue de la nomination de Stéphanie. => Action Erik (04-03)

Validation des expositions à venir :

Les demandes d’expositions/animations concernant les expositions suivantes sont validées (le nom du coordinateur est indiqué entre parenthèses) :

  • Monthléry (Didier MALON - 27/28 Avril)
  • Lomme (Charles FOULON - 14 Avril)
  • Lille (Charles FOULON du 18 Avril au 16 Mai)

A l’avenir, afin d’être plus réactif, Manu propose que toutes les demandes d’expositions/animations fassent régulièrement l’objet d’un vote à l’aide de l’outil informatique de sondage Loomio. => Action Didier/Sébastien (04-04)

Besoin en matériels pour les prochaines expositions :

Des échéances approchant rapidement pour les expositions/animations de Monthléry et Evry qui nécessiteront la mise à dispositions des briques mosaïques FreeLUG une décision rapide de confirmation de principe est demandée par Didier, qui se propose de faire les allers-retours au stock d’Orléans pour récupérer et rapporter ce qui est nécessaire.

Didier établira la liste de ses besoins qu’il communiquera au CA et fera le point avec Sébastien pour le rappel des accès au stock. => Action Didier (04-05)

En complément de ces actions immédiates, il apparait souhaitable de mettre en place un outil de planning permettant de gérer le calendrier des besoins précisant qui demande quoi avec les dates de mises à dispositions et les dates de retour.

Sébastien précise qu’un calendrier est disponible sur le Cloud FreeLUG, mais il n’est consultable que par les membres du CA. Il est donc envisagé de mettre en place un calendrier plutôt sur le Forum, consultable par tous les adhérents FreeLUG. Sébastien va réfléchir à une solution. => Action Sébastien (04-06)

Point sur les Briqu’Expo

Castanet : Attente de la réunion d’attribution des salles.

Le Plan : Une réunion est prévue pour fixer les détails de la convention, notamment tarifs entrées, heures d’ouverture…

Villiers-sur-Orge : Le représentant du comité des fêtes de Villiers nous a rendu visite le dimanche matin du weekend de l’AG, ce qui a été l’occasion de définir un certain nombre de points (NDR hors réunion, ces points ont été ajoutés à l’article de préparation de l’expo sur le forum). On repart sur le même principe qu’en 2022, pas d’investissement côté FreeLUG (hormis des briques gravées), participation des classes de l’école élémentaire et fourniture de lot à partir des dotations LEGO. Des participants du Nord, de région Parisienne et d’Occitanie se sont déjà prononcés pour participer à cette BE.

Question de Nicolas CHARNAY : Budget des COR

Nicolas demande si on ne pourrait pas allouer un budget à chaque COR, par exemple 50% des adhésions de la région.

Il est rappelé que le montant des adhésions n’est pas suffisant pour répondre aux besoins fixes de fonctionnement de l’association. Le fonctionnement des COR est donc financé par les activités réalisées localement, notamment les BE dont une partie des bénéfices reviennent au COR.

Des postes budgétaires sont néanmoins prévus au budget général de FreeLUG afin de pouvoir assister les COR pour les aider à animer les activités dans leur région et le CA peut accorder, si besoin, des fonds supplémentaires, notamment s’il est prévu d’organiser des BE susceptibles de bénéfices.

Nicolas se propose d’améliorer le suivi comptable des COR pour bien faire apparaitre les budgets disponibles en fonction des activités réalisées. => Action Nicolas C. (04-07)

Question de Nicolas CHARNAY : Prise en charge des péages par le COR Occitanie pour l’AG

Nicolas demande l’autorisation du CA pour faire prendre en charge, sur le budget du COR Occitanie, les frais de péage pour la visite de membres du COR lors de l’AG. Ceci a permis à plus de monde de venir, compte tenu du matériel également remonté pour l’occasion. Pour le premier véhicule le trajet était prévu sur le budget de la BE, mais il a été oublié pour un second véhicule. L’ordre de grandeur du budget est compris entre 70 et 90€.

La demande est approuvée par 6 voix pour et 1 abstention.

Questions diverses :

Validation du marquage des nappes

Des essais de broderie des nappes ont été réalisés afin d’en permettre l’identification sur les expositions, sans que cela soit trop voyant. Le coût supplémentaire de la broderie ne pénalise pas le budget qui avait été alloué à l’achat et la confection des nouvelles nappes.

La broderie des nappes avec la mention FreeLUG en bleu est validée par 5 votes pour et 2 non-exprimés. => Action Nicolas C (04-08) pour lancer la broderie des nappes.

Comment remonter les points à traiter en réunion de CA

Tous les adhérents sont en droit de remonter au CA des points qu’ils souhaiteraient voir débattre en adressant un mail aux secrétaires à l’adresse suivante : secretaire@freelug.org.

Que les points soient remontés par mail ou via le forum importe peu, c’est la mission des secrétaires de collecter les demandes, d’en accuser réception et de proposer leur inscription à l’ordre du jour de la réunion de CA. Vient ensuite la décision du Président d’arbitrer les priorités.

Fin de séance (22h27)

Récapitulatif des actions :

  • 04-01 Validation CR AG Didier Dès que possible
  • 04-02 Nomination de l’Ambassadeur : communication Emmanuel Dès que possible
  • 04-03 Nomination de l’Ambassadeur : mise à jour outils Erik Dès que possible après 04-02
  • 04-04 Validation des expositions par outil de vote Didier/Sébastien Action récurrente
  • 04-05 Besoin en matériels pour les prochaines expositions. Liste récap des besoins Didier Dès que possible
  • 04-06 Mise en place d’un outil de planning des besoins Sébastien A définir
  • 04-07 Budget des COR. Amélioration du suivi Nicolas C. Action récurrente
  • 04-08 Validation de la couture des nappes. Lancement des broderies Nicolas C. Dès que possible

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