Ordre du jour :

1. Conclusions de la réunion exceptionnelle du bureau du 02 août 2022
2. Expositions validées ou non
3. BBQ estival (budget, demandes)
4. Briqu’Expo
5. Exposition St Michel sur Orge
6. Remboursement des frais lego city 2022
7. CoR Occitanie
8. Listes de discussion, forum

Début de séance : 20h45

Présents (9) :
 Erik Amzallag
 Chrystelle Aubin-Maquet
 Olivier Barbier
 Emmanuel Bonnard
 Pierre Charles
 Sébastien Hamon
 Richard Lemeiter
 Didier Malon
 Stéphane Paradot

Absents (3) :
 François Disdier
 Florent Dumenil
 Jean-Jacques Favot

1. Conclusions de la réunion exceptionnelle du bureau du 02 août 2022

Richard a sollicité une réunion exceptionnelle du bureau en préalable de la réunion du CA, pour aborder le sujet de la désorganisation actuelle du bureau, un point comptable et un point organisationnel des Briqu’Expo.
 Sébastien nous avait fait part courant mai de son souhait de se retirer à court terme de ses fonctions de secrétaire. Le retard cumulé dans les comptes rendus depuis la dernière AG et dans le suivi des messages de la boite contact nous pousse à acter sa démission du poste de secrétaire. Chrystelle, jusqu’alors secrétaire adjointe, reprend le poste, et Florent conserve son rôle d’adjoint. Cette nouvelle composition est validée par le CA.
 Erik, Sébastien et Richard, qui couvrent une grande majorité du travail du réalisé, s’engagent à dresser la liste exhaustive de leurs tâches pour identifier lesquelles pourraient être déléguées pour soulager leur charge.
 Pour le suivi des expositions, un formulaire pour la prise de contact lors des demandes va être élaboré, ainsi qu’une fiche d’aide à l’organisation d’une exposition.
 Richard rappelle que pour tout sujet entrainant les fonds de l’association, il est bon d’attendre les trésoriers (en cas d’absence pour congés par exemple).
 Concernant les Briqu’Expo, Pierre, Manu et Chrystelle vont travailler sur la mise en place d’un cahier des charges pour l’aide à l’organisation des BE comprenant en autre la définition d’une BE.

2. Validation d’expositions

a. Newcon
La demande de Serge D. pour participer à la Newcon au Havre du 30 septembre au 2 octobre est validé.

b. Expositions en Auvergne
Les demandes de Jérôme T. pour deux expositions en Auvergne (10 et 11/09 à Lezoux et 19 et 20/11 à Aubière) sont validées.

c. Kidexpo
L’organisation de Kidexpo (Paris) nous a à nouveau contacté cette année pour nous proposer de participer. Tout comme l’année dernière, nous déclinons l’invitation (fin d’année déjà chargée et désintérêt pour ce salon).

3. BBQ estival (budget, demandes)

a. Budget BBQ estival
A la place de la Rencontre Estivale qui n’a pas eu lieu cette année, nous proposons de mettre à disposition une enveloppe pour l’organisation de BBQ permettant aux adhérents de se rencontrer. Le CA s’accorde sur un montant de 12,50 € par personne. Richard nous rappelle qu’un budget de 500€ avait été alloué pour la REF et 500€ pour les animations régionales. Cela équivaut donc à des BBQ pouvant réunir au total 80 personnes au niveau national. Manu prend en charge la communication auprès des adhérents.
b. BBQ organisé lors de l’installation de la maquette LEGO City
Didier demande si ce BBQ (84€) peut être pris sur le budget ci-dessus. La réponse du CA est oui.

4. Briqu’Expo
a. Villiers-sur-Orge
L’appel à volontaire a été fait. Simon Pinta prend en charge la mosaïque avec ses propres briques, le stock de l’association n’est donc pas mobilisé pour ces dates là.
Didier, l’organisateur, souhaite promouvoir l’exposition à travers un concours avec les 14 classes de la ville.

Le CA valide pour ce besoin le prêt de briques issus de la maquette LEGO City 2022 et le prêt des briques jaunes. Enfin, 5 boites seront mises à disposition comme lot (pris sur la dotation des Briqu’Expo).
Parallèlement, il est demandé à Didier d’établir un budget prévisionnel incluant une brique souvenir pour les exposants.

b. Castanet
La convention a été envoyée au CA. Il reste un point à éclaircir concernant la prise en charge des repas, ce point étant un peu flou. La convention pourra ensuite être validée.
Concernant le budget prévisionnel, Erik doit fournir à Nicolas une estimation du défraiement pour le transport du matériel (location + essence + péage) afin de le finaliser.

5. Projet d’exposition à St Michel sur Orge

La municipalité de Saint Michel sur Orge (siège social de l’association) nous sollicite pour l’organisation d’une exposition 100% briques LEGO en 2023. Pascal souhaite faire une animation début septembre à la journée des associations (fusée Ariane) et une autre à Noël pour promouvoir cette exposition.

7. CoR Occitanie

Denis, l’actuel responsable du CoR Occitanie n’ayant pas renouvelé sa cotisation, se pose la question de la suite. Stéphane prend contact avec Denis pour savoir ce qu’il en est, d’autant plus que Denis possède encore du matériel et des boites de l’association chez lui. Suivant les retours, un appel à candidature pour un nouveau responsable pourra être fait auprès des membres du CoR.

8. Listes de discussion et forum

Erik a établi un constat des listes de discussion après quelques mois d’utilisation du nouveau forum. Les listes sont désormais très peu utilisées, et mal utilisées pour ce qu’il en reste. Le CA valide la clôture des listes de discussion pour basculer l’ensemble des adhérents vers le forum. Erik va soumettre au CA les échéances pour les diverses listes.

Fin à 23h

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : ca@freelug.org